КЭДО в 2025–2026: что это, как перейти и что учесть
КЭДО (кадровый электронный документооборот) переводит трудовые договоры, приказы, заявления и графики в электронный вид с юридической силой. Разбираем кто обязан перейти, какие документы можно перевести и как это сделать без ошибок.
Что такое КЭДО и зачем он нужен
КЭДО расшифровывается как кадровый электронный документооборот. Правовую основу составляют статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, которые вступили в силу 22 ноября 2021 года (Федеральный закон № 377-ФЗ). До этого закона оформить трудовой договор в электронном виде с полноценной юридической силой было невозможно: ТК требовал собственноручной подписи.
Теперь работодатель вправе создавать, подписывать, хранить и передавать кадровые документы в электронном виде, без дублирования на бумаге. Исключения составляют: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (для них бумажный оригинал по-прежнему обязателен).
Зачем переходить? Компании с численностью от 500 человек тратят на кадровое делопроизводство от 2 до 5 минут на каждый документ только на этапе подписания и доставки. При 1000 сотрудников и среднем потоке 3000 кадровых документов в месяц экономия рабочего времени HR-службы составляет 150–250 часов ежемесячно.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Группа A: УКЭП обязательна
Трудовой договор и допсоглашения к нему, договор о полной материальной ответственности, ученический договор. Работодатель подписывает УКЭП; работник ставит УКЭП или УНЭП (усиленную неквалифицированную через ГосУслуги).
Группа Б: УНЭП достаточно
Приказы о приёме, переводе, командировке, отпуске; уведомления об изменении условий; заявления работника. Допускается УНЭП или простая ЭП, если это закреплено в локальном нормативном акте компании.
Группа В: только бумага
Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы по охране труда (журналы инструктажей). Эти документы остаются на бумаге независимо от того, внедрили вы КЭДО или нет.
Пошаговый план перехода на КЭДО
Шаг 1. Аудит кадрового документооборота
Составьте реестр всех кадровых документов: какие создаются, кем подписываются, как хранятся. Определите объём потока (документов/месяц) и текущие трудозатраты. Это даст baseline для расчёта ROI и поможет расставить приоритеты при переводе.
Шаг 2. Выбор системы и типа подписи
Определитесь: централизованная система (ELMA365, 1С:КЭДО, СБИС и др.) или интеграция с порталом «Работа России» (бесплатно для работников, но ограниченный функционал). Выберите провайдера УНЭП/УКЭП: Контур, Тензор, VK WorkSpace и другие аккредитованы Минцифры.
Шаг 3. Локальные нормативные акты
Разработайте и утвердите: Положение о КЭДО (обязательно), Соглашение об использовании ЭП с работниками, обновлённые шаблоны трудовых договоров и должностных инструкций. Без ЛНА электронная подпись на кадровых документах не имеет юридической силы.
Шаг 4. Уведомление работников
Письменно уведомите каждого сотрудника не позднее чем за 30 дней до старта. Получите согласие (для принятых до 31.12.2021). Сотрудники, отказавшиеся от КЭДО, остаются на бумажном документообороте, поэтому систему нужно поддерживать параллельно.
Шаг 5. Выпуск электронных подписей
Организуйте выпуск УНЭП для сотрудников. Через «Госключ» это можно сделать бесплатно при наличии подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Для руководителей и ответственных лиц, подписывающих документы группы А, нужна УКЭП от аккредитованного УЦ.
Шаг 6. Настройка системы и пилот
Настройте маршруты согласования, загрузите шаблоны документов, интегрируйте с 1С или другой учётной системой. Проведите пилот на одном подразделении (20–50 человек), соберите обратную связь, устраните узкие места. После пилота следует масштабирование на всю компанию. Если нужна быстрая старт-конфигурация, рассмотрите Экспресс внедрение (Coordo): типовой набор модулей ELMA365 разворачивается за 2–4 недели.
Типичные ошибки при переходе на КЭДО
Ошибка 1. Нет ЛНА
Компания развернула систему и начала подписывать документы, не утвердив Положение о КЭДО. В случае трудового спора электронные документы могут быть признаны ненадлежащими доказательствами. Положение о КЭДО оформляют первым, а не последним.
Ошибка 2. Принудительный переход
Работодатель перестал выдавать бумажные документы сотрудникам, которые не дали согласия. Это нарушение ТК: несогласные работники имеют право на бумажный экземпляр. Параллельный документооборот нужно поддерживать до тех пор, пока хотя бы один сотрудник не согласился на КЭДО.
Ошибка 3. Неверный тип подписи
Трудовой договор подписан простой ЭП вместо УКЭП/УНЭП. Такой документ не имеет юридической силы согласно статье 22.3 ТК. Перед запуском убедитесь, что в системе для каждого типа документа настроен правильный вид подписи.
Ошибка 4. Нет обучения HR и сотрудников
Система внедрена, но HR-специалисты не знают, как создавать маршруты согласования, а сотрудники не понимают, как подписать документ в мобильном приложении. Закладывайте 2–4 часа обучения на каждую группу пользователей: это снижает количество обращений в поддержку в 3–5 раз. Подробнее об этапах работы читайте на странице внедрения ELMA365.
Часто задаваемые вопросы о КЭДО
КЭДО (кадровый электронный документооборот) регулируется статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. В отличие от общего ЭДО (счета, накладные), КЭДО охватывает именно кадровые документы: трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, графики отпусков, заявления, табели учёта. Для каждого вида документа ТК устанавливает, какую электронную подпись использовать.
Обязательного перехода для всех компаний пока нет. Эксперимент Минтруда (2021–2022) завершился, и с 2023 года работодатели переходят добровольно. Исключение составляют организации с численностью свыше 500 человек, попавшие в пилот ФСС/СФР по электронным листкам нетрудоспособности и некоторым другим документам: для них ряд форматов уже обязателен. Государство последовательно расширяет перечень обязательных электронных документов, поэтому откладывать переход не стоит.
Нет. ТК делит документы на три группы. Трудовой договор, допсоглашения, договор о матответственности и ученический договор требуют УКЭП от работодателя и УКЭП или УНЭП от работника. Большинство остальных документов (приказы, заявления) допускают УНЭП или даже простую электронную подпись, если это прописано в локальном нормативном акте и соглашении с работником.
Работодатель обязан письменно уведомить каждого работника и получить его согласие. Исключение составляют те, кто был принят на работу после 31 декабря 2021 года (им согласие не требуется, но ознакомить нужно). Работник вправе отказаться: в этом случае работодатель обязан вести его кадровые документы в бумажном виде. Срок уведомления составляет не менее 30 дней до перехода.
Да. ELMA365 имеет встроенный модуль кадрового ЭДО с поддержкой всех требуемых типов подписей, интеграцией с порталом «Работа России» и архивом кадровых документов. Настройка маршрутов согласования, шаблоны приказов и заявлений входят в базовую поставку. Подробнее о возможностях платформы читайте на странице /elma365/.
Готовы перейти на КЭДО?
Покажем, как ELMA365 закрывает требования 377-ФЗ на практике: маршруты подписания, архив, интеграция с 1С. Демо длится 45 минут, без обязательств.