Глоссарий

ЭП / ЭЦП: что это такое

Электронная подпись (ЭП) это криптографический аналог собственноручной подписи. Подтверждает авторство документа и гарантирует, что его содержимое не изменилось после подписания.

Определение и правовая основа

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», ЭП это информация в электронной форме, присоединённая к подписываемому документу или связанная с ним, и позволяющая определить лицо, подписавшее документ.

На практике ЭП работает так: специальный алгоритм (ГОСТ Р 34.10) создаёт уникальный цифровой отпечаток документа. Этот отпечаток шифруется закрытым ключом подписанта. Получатель может проверить подпись открытым ключом из сертификата: если документ не изменился и ключ принадлежит подписанту, подпись считается действительной.

Закон выделяет три вида ЭП:

  • Простая (ПЭП): логин/пароль или код из SMS. Подтверждает намерение, но не личность. Применима для внутреннего документооборота, если это прямо прописано в регламенте организации.
  • Неквалифицированная (НЭП): создаётся с помощью криптографии, но без аккредитованного удостоверяющего центра. Юридически значима при наличии соглашения между сторонами.
  • Квалифицированная (КЭП): наивысший уровень. Выдаётся аккредитованным УЦ, содержит квалифицированный сертификат, признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений. Обязательна для госзакупок, отчётности в ФНС, ПФР, обмена юридически значимыми документами с контрагентами.

Зачем ЭП нужна бизнесу

Юридически значимый ЭДО

КЭП позволяет подписывать договоры, акты, счета-фактуры и накладные в электронном виде, без печати, курьера и скана. Документ, подписанный КЭП, имеет ту же силу, что и бумажный оригинал с синей печатью.

Внутренний документооборот

Приказы, регламенты, соглашения с сотрудниками подписываются ЭП прямо в системе. Исключается беготня с бумагами, факт ознакомления фиксируется автоматически.

Государственные сервисы

Отчётность в ФНС, ПФР, ФСС, участие в госзакупках на ЕИС требуют КЭП. Без неё компания не может подать декларацию онлайн или подать заявку на тендер.

Безопасность и аудит

ЭП фиксирует момент подписания и гарантирует неизменность документа. В случае спора невозможно утверждать, что документ был изменён после подписания: это подтверждается криптографически.

ЭП в документообороте на базе ELMA365

ELMA365 поддерживает подписание документов ЭП непосредственно в платформе. Это означает, что сотрудник не переключается между системами: он согласует документ, подписывает его КЭП и отправляет контрагенту, всё в одном интерфейсе.

Типовой сценарий в системе:

  1. Менеджер создаёт договор по шаблону в ELMA365, запускает маршрут согласования.
  2. Юрист и руководитель согласовывают документ, каждый проставляет ЭП-визу внутри системы.
  3. После финального согласования документ автоматически уходит в модуль ЭДО (СФР, Диадок, СБИС) для подписания КЭП и передачи контрагенту.
  4. Входящий подписанный экземпляр сохраняется в карточке договора, статус обновляется автоматически.

Подробнее о том, как ЭП встраивается в автоматизированный документооборот, читайте в статье Электронная подпись в документообороте. Если вы рассматриваете готовое решение с уже настроенными процессами согласования и подписания, посмотрите на Экспресс внедрение (Coordo).

Частые вопросы

FAQ по электронной подписи

ЭЦП (Электронная цифровая подпись) это устаревший термин из закона 2002 года. С 2011 года действует 63-ФЗ, где используется термин ЭП (Электронная подпись). По смыслу это одно и то же: криптографический механизм, подтверждающий авторство и целостность документа. В деловой речи оба термина равнозначны.
Для договоров, имеющих юридическую силу без дополнительных соглашений, нужна КЭП, квалифицированная электронная подпись. Она выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами (список на сайте Минцифры) и содержит квалифицированный сертификат. НЭП допустима, если стороны заключили соглашение о признании её равнозначной собственноручной.
ELMA365 поддерживает подписание документов внутри платформы через встроенный модуль ЭП. Сотрудник нажимает кнопку «Подписать» в карточке документа, подпись проставляется через КриптоПро или аналогичный СКЗИ, факт подписания фиксируется в журнале. Итоговый PDF содержит метку о подписи и может быть проверен независимо от системы.
Да. КЭП хранится на токене (флешке) или в облачном хранилище (МФЦ, Госключ). При наличии токена сотрудник подписывает документы с любого компьютера с установленным СКЗИ. Облачная КЭП позволяет подписывать вообще без физического носителя, через мобильное приложение с подтверждением по SMS или биометрии.

Нужна помощь с внедрением ЭДО и ЭП?

Расскажем, как выстроить юридически значимый документооборот с ЭП под ваши процессы: на базе ELMA365 или с нуля.

Демо длится 40–60 минут. Разберём ваш текущий процесс согласования и подписания документов, покажем, как это работает в системе.

Записаться на демо