Номенклатура дел: что это такое
Систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации, с указанием сроков хранения. Основа порядка в делопроизводстве и обязательный элемент полноценной системы ЭДО.
Определение
Номенклатура дел организации представляет собой утверждённый документ, который перечисляет все дела (папки, тома), формируемые в структурных подразделениях в течение делопроизводственного года. Каждой позиции присваивается индекс, заголовок и срок хранения со ссылкой на перечень типовых или ведомственных документов.
Проще говоря: если в вашей компании есть папка «Договоры с поставщиками 2024», она должна быть занесена в номенклатуру с указанием, сколько лет её хранить (например, 5 лет после истечения срока договора) и кто отвечает за это дело.
Зачем это нужно
- Контроль сроков хранения. Без номенклатуры невозможно систематически уничтожать документы с истёкшим сроком: компания либо теряет нужное, либо хранит лишнее.
- Быстрый поиск. Единая классификация позволяет любому сотруднику найти нужное дело по индексу, а не по памяти.
- Соответствие законодательству. ФЗ-125 «Об архивном деле» обязывает организации, передающие документы на государственное хранение, вести номенклатуру в установленной форме.
- Основа для ЭДО. Любая серьёзная система электронного документооборота использует номенклатуру как справочник для маршрутизации, регистрации и автоматического списания документов в архив.
Как номенклатура применяется в ELMA365
В ELMA365 номенклатура дел реализуется в виде иерархического справочника. Каждое дело представляет собой запись с атрибутами: индекс, заголовок, срок хранения, статья по перечню, ответственное подразделение. При регистрации документа система сопоставляет его тип и реквизиты с правилами маршрутизации и автоматически помещает в нужное дело.
По итогам года опись дел для передачи в архив формируется тоже автоматически, на основе данных номенклатуры. Это устраняет ручную работу делопроизводителя и исключает ошибки при формировании архивных томов.
Пример
Дело 02-14: «Договоры об оказании услуг с контрагентами», срок хранения 5 лет после истечения срока договора (ст. 272 Перечня 2019). При регистрации нового договора в ELMA365 документ автоматически попадает в это дело; по истечении срока система формирует задачу на согласование уничтожения или передачи в госархив.
Связанные понятия
Номенклатура дел тесно связана с регистрационно-контрольными формами, внутренним регламентом делопроизводства и политикой хранения данных. При внедрении ЭДО с нуля её разработка входит в обследование как обязательный артефакт: без неё невозможно правильно настроить маршруты и справочники системы.
Если вы планируете перевести документооборот в ELMA365, узнайте подробнее о нашем подходе: Экспресс внедрение (Coordo) включает типовую настройку справочника номенклатуры под ваш регламент, тогда как услуга внедрения ELMA365 охватывает полную разработку номенклатуры совместно с делопроизводителями заказчика.
Частые вопросы
Классификатор описывает типы документов, а номенклатура дел фиксирует конкретные дела (папки/тома), которые реально формируются в организации за определённый период. Номенклатура дел связана со сроками хранения и передачей в архив.
Для государственных органов и организаций, передающих документы в госархив, она обязательна (ФЗ-125 «Об архивном деле»). Коммерческие компании формально свободны, но без неё архивный порядок и соответствие ЭДО-регламентам практически недостижимы.
Да. В ELMA365 номенклатура реализуется как справочник с иерархией разделов, индексами, сроками хранения и статьями по перечням. Документы при регистрации автоматически попадают в соответствующее дело по настроенным правилам маршрутизации.
При наличии утверждённой номенклатуры это 1–3 дня на настройку справочника и маршрутов в ELMA365. Если номенклатуру ещё предстоит разработать с нуля, реалистичный срок составляет 2–4 недели совместной работы с делопроизводителями заказчика.
Готовы к внедрению?
Настроим номенклатуру дел в ELMA365 за вас
Обследуем текущий документооборот, разработаем или актуализируем номенклатуру и настроим справочник в системе, без лишних итераций.