Глоссарий

ОРД: что это такое

Организационно-распорядительные документы образуют класс управленческой документации, закрепляющий решения руководства и регулирующий деятельность организации. Именно с ОРД начинается любой серьёзный документооборот.

Что такое ОРД

ОРД (Организационно-распорядительные документы) представляет собой совокупность документов, которыми руководство компании оформляет управленческие решения, устанавливает правила работы и назначает ответственных. К ОРД относятся:

  • Организационные: устав, штатное расписание, положения об отделах, должностные инструкции;
  • Распорядительные: приказы, распоряжения, указания, постановления;
  • Информационно-справочные: протоколы, акты, докладные и служебные записки.

Правовую основу для работы с ОРД составляют ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Правила делопроизводства, утверждённые Правительством РФ. Документы этого класса обязательно регистрируются и хранятся в архиве по установленным срокам.

Зачем нужны ОРД на практике

Без ОРД невозможно юридически оформить ни одно управленческое решение. Приём сотрудника, изменение оклада, утверждение регламента, назначение ответственного за проект: всё это фиксируется именно через организационно-распорядительные документы. Они служат доказательной базой при трудовых спорах, проверках ГИТ и налоговых аудитах.

В компаниях с развитой структурой ОРД генерируются ежедневно. Без автоматизации это означает ручной ввод, потерянные согласования и документы, которые «где-то лежат на столе».

ОРД в ЭДО и ELMA365

В системе электронного документооборота ОРД проходят полный жизненный цикл: создание по шаблону, согласование по маршруту, регистрация, рассылка исполнителям, контроль исполнения, архивирование.

В ELMA365 для каждого типа ОРД настраивается своя карточка и маршрут. Например, приказ по основной деятельности проходит через юриста, финансового директора и генерального директора. Система отслеживает сроки на каждом этапе и эскалирует просроченные задачи.

Пример. Производственная компания (120 человек) переводит согласование приказов в ELMA365. До автоматизации приказ проходил согласование 3–5 дней и нередко терялся. После внедрения среднее время согласования составляет 4 часа, все документы с историей правок доступны по номеру. Подробнее о возможностях рассказано в разделе ОРД в Экспресс-внедрении.

Часто задаваемые вопросы

Первичная документация фиксирует факт хозяйственной операции (накладная, акт, счёт). ОРД регулирует управленческие решения и порядок работы внутри организации: приказы, положения, инструкции. Это разные классы документов с разной юридической природой.
Да. Каждый организационно-распорядительный документ должен получить регистрационный номер и дату. Без этого документ считается неоформленным и не вступает в силу. В ЭДО регистрация происходит автоматически при согласовании.
В ELMA365 есть готовые шаблоны для приказов, распоряжений и положений. Маршрут согласования настраивается визуально: кто согласует, в каком порядке, в какие сроки. После утверждения документ автоматически регистрируется и рассылается исполнителям.
Да. Скан бумажного оригинала прикрепляется к карточке документа. Система хранит весь архив с полнотекстовым поиском. При необходимости бумажный оригинал помещается в дело согласно номенклатуре.

Хотите перевести ОРД в электронный вид?

Расскажем, как настроить маршруты согласования и архив под ваши регламенты за 4 недели с фиксированной стоимостью.

Обсудить проект Об Экспресс-внедрении