Реестр договоров: что это такое
Реестр договоров представляет собой структурированный журнал всех договорных документов компании: с атрибутами, статусами и историей изменений. Позволяет в любой момент найти нужный договор, проверить его статус и не пропустить срок окончания.
Что входит в реестр договоров
Реестр договоров представляет собой не просто список файлов. Каждая запись содержит карточку с ключевыми атрибутами: номер и дата договора, контрагент, предмет, сумма, ответственный сотрудник, срок действия и текущий статус. Дополнительно к карточке прикрепляются сканы или электронные оригиналы, дополнительные соглашения, акты и переписка.
Типовые статусы в реестре: Проект, На согласовании, Подписан, Исполняется, Закрыт, Расторгнут. Переход между статусами фиксируется автоматически, что даёт полный аудит-трейл без ручных пометок.
Зачем реестр договоров нужен бизнесу
Без реестра компании сталкиваются с типичными проблемами: пропущенные сроки пролонгации, спорные условия из-за разных версий файлов, невозможность быстро найти договор при проверке или споре. Реестр решает три задачи:
- Контроль сроков. Система напоминает об окончании договора за 30/14/7 дней, ответственный получает уведомление и успевает принять решение.
- Прозрачность. Руководитель видит все активные договоры, общий объём обязательств и просроченные позиции в одном экране.
- Скорость поиска. Фильтр по контрагенту, сумме или периоду даёт результат за секунды вместо поиска по папкам.
Реестр договоров в ELMA365
В ELMA365 реестр договоров реализуется как объект с настраиваемыми полями и маршрутом согласования. Карточка договора связана с задачами исполнителям, входящими и исходящими документами, а также с финансовыми операциями, например счётами на оплату. Это даёт сквозную цепочку: от заявки на заключение договора до закрывающих документов.
Пример: менеджер создаёт карточку договора с поставщиком, прикрепляет проект. Система автоматически запускает маршрут согласования: юрист, финансовый директор, генеральный директор. После подписания договор переходит в статус «Исполняется», а за 14 дней до окончания срока ответственный получает уведомление о пролонгации.
Базовый реестр договоров доступен в составе модуля договорного документооборота в Экспресс внедрении (Coordo): фиксированный объём работ, запуск от 2 недель.
Часто задаваемые вопросы
Папка хранит файлы без структуры. Реестр представляет собой базу данных со статусами, сроками, ответственными и историей изменений. Поиск занимает секунды, а не часы.
Можно, но только до определённого объёма. При 50+ договорах Excel перестаёт справляться: нет уведомлений о сроках, нет разграничения доступа, нет связи с задачами и платёжными документами.
В ЭДО реестр договоров выступает центральным объектом. К нему привязываются маршруты согласования, входящие/исходящие документы, задачи исполнителям и финансовые операции.
В рамках Экспресс внедрения (Coordo) базовый реестр договоров запускается за 2–4 недели: настройка карточки, маршрут согласования, уведомления о сроках.
Готовы навести порядок в договорах?
Расскажем, как реестр договоров работает в вашей отрасли и сколько времени займёт внедрение.